Na trhu dnes najdeme mnoho nabídek na CRM pro malé a střední firmy. Jakmile se ale zaměříme na kvalitní obchodní řešení, které podporuje živnostníky nebo mikrofirmy v češtině a vyhovuje všem fázím obchodního procesu od prvního kontaktu až po realizaci zakázky, nabídka vhodných řešení výrazně prořídne.

Nejprve si řekněme, k čemu v praxi slouží dobrý CRM systém. Jako jednotný a univerzální obchodní systém je primárním zdrojem informací, který je využíván na denní bázi a který hravě nahradí několik nesouvisejících zdrojů obchodních informací, jako kalendář na Googlu či Outlooku, excelové tabulky s prodeji produktů, obchodní reporty v Powerpointu, zápisy porad a jednání ve Wordu a OneNote nebo přiložené obchodní dokumenty na počítači, sdíleném serveru a OneDrive.

CRM systém šetří promarněný čas a prostoje z důvodu častého hledání dat o zákaznících a jejich projektech, přeposílání emailů, volání kolegům ohledně potřebných vstupů nebo lepením poznámek na monitory, stoly a nástěnky. Kvalitní obchodní systém ve výsledku snižuje nejen náklady externí (oproti nákupu a provozu rozdílných systémů), ale také náklady interní, tedy čistý pracovní čas uživatelů na získání potřebných údajů. A jak víme, času nemají živnostníci nikdy nazbyt.

Obr. 1: Dashboard poskytuje uživateli rychlý přehled důležitých informací.

Pro mikrofirmy, uskupení živnostníků a obchodních partnerů je nezbytností vzájemná informovanost, kterou CRM splňuje díky online sdílení informací. Veškerá data jsou dostupná na jednom místě, oprávnění uživatelé mohou přidělit úkol členům týmu, systém podporuje zobrazení událostí v kalendáři a jejich přiřazení klientovi či projektu. Při velkém počtu informací a termínů by daný systém uměl uživatele upozornit na blížící se termín úkolu, naplánovanou událost, termín ukončení projektu či notifikovat o přiřazení do týmu projektu nebo klienta. Tyto oznámení již známe z jiných aplikací (například Outlook) a dobrá aplikace podporuje také jejich zasílání emailem.

Obr. 2: Seznam všech projektů obsahuje také funkce jako export, hromadné přiřazení, pořadí a zobrazení parametrů či možnost vytvoření nového projektu.

Je třeba zdůraznit, že požadavky živnostníků na systém, který má usnadnit obchodní komunikaci a podpořit příležitosti k získání zakázky, jsou oproti větším obchodním celkům poněkud odlišné. Značný důraz je kladen na rychlé spuštění systému, snadné ovládání a zároveň minimální náklady. V praxi to znamená pochopení ovládání za pár minut, okamžitá dostupnost dat v prohlížeči bez nutnosti dokupování výkonnějšího zařízení a bez jakéhokoliv dalšího instalování. Včetně ceny, která za rok nepřesáhne jednotky tisíc na licenci.

Obr. 3: Ukázka zobrazení projektů a klientů na mapě, včetně možnosti filtrování dle parametrů.

Opravdu dobrý systém ale nabídne víc, jako zobrazení klientů a projektů na mapě, definice vlastních práv a rolí jednotlivým uživatelům, možnost vložit klienta na pár kliků (díky navázání na systém ARES) nebo propojení systému na iCalendar (zobrazení kalendáře v Outlooku, Google a jiných systémech). Lze očekávat, že licence již obsahuje veškeré aktualizace, platí se za denní použití a nikoliv rovnou za celý měsíc, živnostník si plynule volí platbu dle počtu uživatelů, jenž si může administrovat sám bez nutnosti zásahů dodavatele.

Obr. 4: Události a úkoly jsou evidovány v modulu Kalendář.

V neposlední řadě živnostníka zajímá, zda je možné si systém vyzkoušet bez poplatku a zároveň v plné verzi. Zde zkoumá přehlednost ovládání aplikace, provázanost jednotlivých modulů a obecné možnosti systému. V reálu je to odpověď na skutečnost, zda je systém natolik intuitivní, že nestráví hodiny jeho nastavováním a po přihlášení najde potřebné informace rychle, a hlavně kdekoliv a kdykoliv.

V případě, že systém splňuje požadavky a osoba samostatně výdělečně činná (OSVČ) je před rozhodnutím přejít na nový systém, bere za samozřejmost převod již vytvořených dat do ostré verze, snadnou domluvu s dodavatelem na import zákazníků a v dnešní době i přístup do systému z mobilního zařízení.

Výsledkem celého snažení musí být moderní aplikace, která umožní ihned zjistit aktuální informace o jednotlivých obchodních příležitostech, zakázkách a klientech, ať u počítače či na cestách. Musí živnostníkům přinést více volnosti zakázky získávat, než je složitě administrovat. A hlavně, musí být živnostníkům a mikrofirmám důvěryhodným partnerem, který je podporuje v oblasti obchodu a o kterého se mohou kdykoliv opřít.

Ing. Martin Kollár Autor článku je projektovým manažerem společnosti HS Computers.