Obchodník má být především v kontaktu se zákazníkem a „prodávat", vše ostatní je ztráta času a neproduktivní činnost. To je patrně jasné každé firmě, která se zabývá obchodní činností. Přesto velká část obchodních zástupců doslova mrhá svým časem vyplňováním papírových formulářů, sestavováním různých přehledů o prodeji, konkurenci atp. A jinak tomu není ani na straně „centrály": odfaxované objednávky a přehledy je potřeba zpracovat (tj. přepsat do počítače), což kromě další ztráty času a dalších nákladů znamená i zanesení chyb. Konečným výsledkem jsou ne zcela věrohodná data, navíc dostupná s relativně velkým časovým odstupem. A tedy ne zrovna ideální řízení firmy (dlouhá doba vyřizování objednávek, chyby v optimalizaci sortimentu a cen, zkreslené informace o konkurenci, ...).

V roce 2010 je ovšem odpověď na výše uvedené stesky celkem jasná: zahoďte papír a použijte počítač přímo v terénu, pro podporu práce obchodního zástupce. Pak všechny informace budou od začátku v elektronické formě, předávány bez dalšího úsilí a zkreslení přepisováním (a také bez zpoždění), přehledy se budou počítat automaticky z pořízených dat, obchodník se bude věnovat jen a jen své práci se zákazníky. Prostě idyla! Ovšem jaký počítač zvolit z dnešní nepřehledně široké nabídky různých PDA, chytrých telefonů, netbooků, tabletů? Asi by měl vydržet co nejdéle na baterie a být co nejlehčí, to je zřejmé. Ale co dál? Pojďme se nejdříve podívat, jaké technologie mohou být pro práci obchodního zástupce dále užitečné:

Bezdrátové komunikace

Všichni operátoři dnes nabízejí datové přenosy v síti GSM, respektive UMTS za velmi přijatelnou cenu. Nemá tedy prakticky význam uvažovat pro pracovníka v terénu s jiným způsobem komunikace (leda v případech, kdy jsou z nějakého důvodu přenášeny extrémně velké objemy dat). Data může pak obchodník předávat prakticky okamžitě po pořízení a tak nejen zrychlit vyřízení objednávky, ale mít i zcela aktuální podklady pro jednání se zákazníkem (stav vyřízení jeho objednávek, saldo, novinky, ...). Lze také velmi efektivně využívat hlasovou komunikaci – například stiskem jednoho tlačítka v otevřené objednávce přímo zavolat kontaktní osobu zákazníka a informovat ji o nastalém problému.

GPS

Boom GPS navigací byl v uplynulých letech ohromný a dnes ji používá téměř každý. Nemusíte si nechat složitě vysvětlovat, kudy se na cílové místo dostanete, prostě si opíšete adresu, zapnete navigaci a jedete. Stejně tak i obchodní zástupce. Navigační software lze navíc využít i pro optimalizaci denních tras. GPS poskytuje ovšem i „sledovací" funkci, kterou více ocení vedení obchodní firmy. Bude mít totiž, v kombinaci s daty o objednávkách a návštěvách zákazníků, velmi detailní přehled o činnosti obchodního zástupce během dne.

Čárový kód/RFID

Většina zboží je dnes označena EAN kódy, možnost využití čárového kódu pro zrychlení (a zpřesnění) záznamů je tedy evidentní. Závisí to samozřejmě od typu a rozsahu sortimentu zboží, při dvaceti druzích výrobků je snímač čárového kódu samozřejmě zbytečný náklad. Ale představme si třeba dodavatele z oboru barvy–laky se stovkami typů výrobků, každý navíc s desítkami barevných variant. Pak je zjištění stavu zásob na prodejně zákazníka s vyžitím čárového kódu výrazně rychlejší. RFID může být zajímavé v případech, kdy dodavatel na prodejnu zapůjčuje zařízení vyžadující kontrolu a údržbu, například lednice. RFID čip může uchovávat informace o poslední kontrole, zjištěné hodnoty provozních stavů atp.

Kamera

Nedílnou součástí práce obchodního zástupce bývá zjišťování stavu na prodejně (vystavení zboží, přítomnost konkurence, propagační předměty, ...). Říká se, že jeden obrázek je za tisíc slov, tak proč nevyužít kameru, kterou je dnes vybaveno prakticky sto procent telefonů a PDA, a nepořídit také obrazový záznam z návštěvy?

Dotyková obrazovka

Je výrazných usnadněním ovládání počítače, zejména pokud stojíte o regálu se zbožím. To ale není vše. Dotyková obrazovka umožňuje také záznam podpisu zákazníka. Předání zboží nebo propagačních předmětů, vzorků lze tak potvrdit „bezpapírově".

Platební karty

Někdy obchodník také přímo rozváží zboží a je možné, že ne všichni zákazníci požívají takové důvěry, aby zboží dostali tzv. na fakturu. Zajímavou alternativou může být bezhotovostní platba kartou. Dnes již existují PDA s integrovaným snímačem platebních karet, které jsou certifikovány asociací EMV (Eurocard/Mastercard/Visa), a lze jimi tedy realizovat on-line platbu čipovou kartou.

Optimální zařízení pro obchodního zástupce?

Jaké je tedy optimální zařízení pro obchodního zástupce? Většinu uvedených technologií (GSM/UMTS, GPS, kamera, dotyková obrazovka) obsahují dnes běžně dostupná komerční PDA nebo chytré telefony. Určitou jejich slabinou může být kapacita baterií, a tedy doba práce při „plném zatížení" (intenzivní využití komunikace, GPS, kamery). V podnikových aplikacích (kam použití pro obchodního zástupce patří) může také vadit velká rychlost obměny modelových řad a menší mechanická odolnost těchto zařízení.

 

Profesionálnější variantou jsou pak podniková PDA (enterprise PDA), kde kromě eliminace dříve uvedených problémů je běžně k dispozici také integrovaný snímač čárového kódu nebo RFID. Výrobci obvykle rovněž poskytují propracované servisní programy zajišťující dlouhodobý provoz zařízení. Pokud obchodník potřebuje prezentovat zákazníkovi výrobky na obrazovce, je asi na místě využití netbooku nebo tabletu. Ovšem za cenu kompromisu v hmotnosti, rozměrech, pohodlnosti používání a době práce na baterie, která je obvykle výrazně kratší.

 

 

Hardware je ale jen „menší půlka" řešení problematiky obchodního zástupce, vhodný software je tou druhou... Na trhu v zásadě existují dva směry řešení softwaru pro obchodní zástupce:

• dodavatelé ERP/CRM rozšiřují své aplikace o „mobilní" funkce,

• mobilní řešení nezávislá na konkrétním ERP/CRM, která lze integrovat do informačního systému firmy.

Obecně lze říci, že mobilní řešení jsou poměrně specializovanou a ne zrovna jednoduchou disciplínou v rámci informačních technologií. Proto lepší výsledky dává obvykle druhá varianta řešení – tj. řešení od dodavatele specializovaného na mobilní systémy. Zabezpečení spolehlivé komunikace, správa a aktualizace softwaru na mobilních zařízeních, optimální ergonomie aplikace na malém displeji atd., to všechno jsou problémy, jejichž kvalitní řešení vyžaduje značnou dávku zkušeností s touto problematikou.

Mobilní řešení v praxi

Podívejme se na hlavní funkce takového mobilního řešení pro obchodní zástupce na příkladu softwaru MOBIX C2M firmy POINT.X.

Práce se seznamem prodejních míst (POS, point of sale)

Obchodní zástupce může vyhledávat, různě třídit, přidávat nebo upravovat záznam k POS, zobrazovat historii návštěv a objednávek, plánovat trasy, navigovat na POS pomocí GPS a navigačního softwaru, vytvářet fotodokumentaci, jedním tlačítkem zahájit telefonický hovor s kontaktní osobou na POS, ...

Práce se seznamem zboží a skladovou zásobou

Vyhledávání zboží podle různých kritérií, pomocí čárového kódu, zjišťování dostupnosti na centrálním skladě, aktuální ceny a promo akce, vzorky, propagační materiál, vizuální reprezentace zboží (obrázek, dokumentace, prezentace), aktuální ceny a slevy.

Práce s objednávkami a dotazníky

Vytváření a sledování vyřízení objednávky, historie objednávek pro daného zákazníka, doporučený/optimální obsah objednávky, marketingové dotazníky, cenové průzkumy konkurence.

Komunikace a přehledy

Aplikační pošta s potvrzením přečtení zprávy, automatické vytváření přehledů a statistik na mobilním zařízení nebo centrálním serveru (se zpětnou distribucí vytvořených přehledů zpět OZ), e-mail notifikace vedoucích obchodních týmů v definovaných případech (např. nedostupnost zboží, nedosažení min. počtu návštěv denně atp.).

Software pracuje na PDA s Windows Mobile i na netbooku/tabletu s Windows XP/ 7

Aplikace pracuje identicky na různých typech hardwaru, od PDA až po notebook. Firma tedy může zvolit zařízení nejlépe odpovídající jejímu způsobu práce a požadavkům.

Shrnutí

Co říci závěrem? Obchodník vybavený blokem papírových formulářů je již dnes skutečně ve většině případů přežitek a brzda efektivního fungování firmy. Použití PDA nebo smartphonu s vhodným softwarem zvyšuje radikálně efektivitu jeho práce a dává firmě lepší možnosti řízení jak pracovníků v terénu, tak i chodu celé obchodní firmy. Reálné projekty ukazují, že se jedná o dobrou investici.

Michal Herštus
Autor je obchodním ředitelem společnosti Point.X